Список задач на протяжении многих лет остается верным помощником для людей, желающих быть более организованными и продуктивными. Что может быть проще, чем перечислить задачи, которые вам необходимо решить, а затем вычеркивать пункты из списка, по мере их выполнения. Но даже здесь вы можете столкнуться с проблемами:
Архив рубрики: Планирование
Установка целей на год: главные ошибки
Начало года – самое подходящее время поставить перед собой цели и дать себе некоторые обещания. В это время люди чувствуют себя полными сил и способными изменить свою жизнь к лучшему. Главное, не допускать распространенных ошибок при установки целей на год. Например таких, как:
Отсутствие чувства меры
Не слишком ли вы жадничаете с целями? Вы обещаете себе похудеть, выучить несколько языков, заняться конным спортом, прыгнуть с парашютом, написать книгу, но хватит ли у вас времени на все это? Если вы поставите перед собой слишком много крупных задач, вы будете на протяжение года бросаться то на одну, то на другую, и в итоге не справитесь ни с одной из них. Оптимальный вариант – это три крупные задачи и меньше десятка более мелких задач.
Отсутствие личной заинтересованности
Почему вы поставили перед собой именно эти цели? Что они значат для вас? Что вы почувствуете, когда их достигнете? Если ваши ответы сформулированы нечетко, вы, вероятно, не слишком сильно хотите добиться намеченного и в связи с этим у вас могут возникнуть проблемы с мотивацией. Для того, чтобы она не покидала вас круглый год, вы должны очень сильно желать достижения своих целей, только тогда вам хватит сил на все 365 дней. Будьте кристально чисты, давая себе обещания в начале года. Думайте над каждым из них: действительно ли стоит тратить на него время и усилия? Если нет, откажитесь, потому что тогда оно в любом случае будет забыто вами уже через неделю.
Отсутствие списка
Для того, чтобы четко представлять свои цели и пути их достижения у себя в голове, вы должны видеть их перед собой. В этом вам помогут карандаш и лист бумаги. Если вы никогда не пробовали составлять список своих целей, сделайте это немедленно! Скорее всего, вы не сможете записать все свои мысли за один раз. Почему? Потому что большинство ваших целей и желаний пока всего лишь расплывчатые идеи, которые нужно сформулировать для перенесения на бумагу. Как только вы сделаете это, вы значительно приблизитесь к их осуществлению. Стремиться к чему-то конкретному всегда легче. Неясные цели влекут за собою такие же неясные результаты. Также, составляя список, вы вряд ли станете вписывать туда миллион мелких задач, которые крутятся в вашей голове, таким образом, все незначительное отсеется само собой.
Отсутствие напоминаний
Даже если вы потратите кучу времени на составление списка, где будут четко сформулированы все ваши цели, через месяц вы можете и не вспомнить о нем. Люди – забывчивые существа. В избежание этого, поместите этот список туда, где он будет постоянно попадаться вам на глаза. Конечно место под магнитом на холодильнике – вне конкуренции.
Отсутствие постоянного анализа ваших достижений
Помимо того, что вы постоянно должны иметь перед глазами напоминание о ваших целях, вы должны отслеживать результаты их достижения. Зачем? Пилотам самолета приходится периодически проверять и корректировать траекторию полета, в силу изменения различных факторов, например таких как погодные условия. Так и с поставленными целями. Если что-то пошло не по вашим планам, глупо продолжать следовать им. Постоянная проверка и коррекция ваших задач поможет вам четко держаться выбранного курса.
Отсутствие ответственности перед другими
Вы знаете, почему люди обычно стараются держать свои обещания? Потому что они боятся, что не выполнив их, они кого-то разочаруют. После того, как вы составите список ваших целей на год, объявите его вашим близким и родственникам. Пусть все знают, какие обещания вы себе дали, таким образом вы возьмете на себя чувство ответственности.
Отсутствие группы поддержки
Достижения поставленных целей – не должно быть сугубо вашим личным индивидуальным делом. Поддержка вашей семьи и близких даст вам гораздо больше шансов на успех. Например, если вы решили похудеть и поделились с этим со своей матерью, она уже не будет пичкать вас пирожками с вареньем каждый день. Поговорите с близкими людьми, расскажите чего вы хотите достичь, и вы увидите, что они помогут вам.
Фото:Leonie²
Реорганизуйте ваш список дел
Списки задач необходимы для ведения дел. Они помогают нам организовать дела, ничего не забывать, сформировать четкий план действий и расставлять задачи по приоритетам.
Но часто бывает и так, что списки не помогают нашей работе вовсе. Иногда мы по многу дней стопоримся на одном и том же листе, и никакого продвижения вперед не видно.
Как вернуть вашему списку задач эффективность?
Сократите
Может быть, он просто слишком большой. Если ваш ежедневник большой формата, или вы записываете дела в ноутбук, всегда есть соблазн заполнить поле до самого конца. Мало того, что список получается невыполнимым, из-за подсознательного стремления заполнить пустое пространство вы вносите в список совершенно ненужные вам мелочи.
Как этого избежать? Установите лимит для себя. Сократите пространство вашего списка вдвое. Ограничения помогут вам быстрее выполнять задания, или лучше распределять дела.
Один день
Чаще всего список дел составляется не на один день, а на несколько дней или даже месяц вперед.
Намного лучше будет составлять список дел только на один день, а те дела, о которых вы боитесь забыть, лучше выносить в отдельный документ – потом вы будете постепенно их добавлять к каждому дню.
Вдумчиво составляйте ваш ежедневный список. Не пытайтесь втиснуть в него целую неделю. Не берите во внимание задачи на длительный период, сфокусируйтесь на самых ближайших делах.
Приоритеты
Научитесь правильно жонглировать своими задачами. Расставляйте приоритеты, поднимайте важность тех или иных дел, а отсрочки заполняйте делами второго и третьего уровня. Причем распределять задачи нужно не только по значимости, но и по степени срочности. Иначе вы рискуете весь день провести над проектом, который, конечно, важен, но мог и немного подождать, а в это время истек срок годности у нескольких важных мелочей, которые требовали немедленного решения.
Gmail в твоей голове
Многие пользуются сервисом Gmail для управления письмами. Он чрезвычайно удобен для обработки почты, разумно организован, и потому с каждым днем набирает все большую популярность.
А что, если концепцию Gmail перенести в нашу собственную голову, для организации собственных мыслей?
Как бы это выглядело?
1. Gmail всегда в бета-версии. Действуйте так же: следите за тем, что еще вы можете доработать, что можете изменить в своей жизни. Находитесь всегда в стадии разработки.
2. "Написать письмо"/"Входящие". Как вы уже, наверное, обратили внимание, под логотип Gmail вынесены только две опции "Написать письмо" и "Входящие" — они всегда на виду, четкие, видимые, не замаскированные флэш-кнопками. Потому, что, если отбросить все лишнее, две главные функции электронной почты — отправлять и получать письма.
Точно также и с решением всех наших проблем: если мы отбросим все ветвистые варианты, если сведем все сомнения к нулю — у нас останется только два выхода: сделать или нет.
3. "Сообщить о спаме". Вы можете пометить любое письмо, и оно тут же перестанет вас беспокоить. "Установите" кнопку "Спам" и в собственной голове. При принятии любого ответственного решения эмоции мешают нам, подчас мы запугиваем сами себя. Мысленно пометьте все ваши страхи и сомнения ярлыком "негатив" и отправьте в забытую папку.
4. "Удалить". Каждый раз, когда вы удаляете письмо, вам приходится это делать дважды: сначала в папку "Корзина", а потом уже безвозвратно.
Если же примерить это к философии нашей жизни, об этом можно сказать так: все, что мы пытаемся забыть, вычеркнуть из нашей жизни, не дается нам просто. Для того, чтобы отстраниться от проблемы или потери и двигаться дальше, нужно приложить усилия.
5. Группировка писем. Это одна из самых главных отличительных особенностей Gmail. Управление письмами по группам — очень полезная опция, например, для тех абонентов, переписка с которыми довольно редка.
Точно так же вы должны распределять и ваши собственные дела, наделяя их метками. Например, зная, что вам нужно заехать в торговый центр за запчастями, вспомните, что еще вы можете присовокупить к этой покупке, чтобы не ездить дважды.
10 способов экономить 10 минут ежедневно
Есть минуты, которые могут вас спасти, и есть минуты, которые можете спасти вы. Существуют 10 способов экономить 10 минут ежедневно.
Это не сложно:
- Планируйте заранее и начинайте раньше. 10 минут перед сном, посвященные планированию, спасут вас от 20 минут утренней подготовки к работе. Кроме того, если вы встанете на 20 минут раньше, вы будете продуктивнее, по крайней мере, на 30 минут дольше. Подумайте об этом.
- Следуйте правилу двух минут. Правило двух минут гласит: то, что можно сделать меньше чем за 2 минуты, следует сделать прямо сейчас. Это займет совсем немного времени и в то же время освободит вас от решенипя мелких незначительных задач в будущем.
- Группируйте аналогичные задачи. Переключаться между разнотипными задачами тяжело. У большинства людей это переключение занимает несколько минут. Эти несколько минут нужны для того, чтобы попасть в нужную струю, направленную на специфику выполняемой задачи. Таким образом, имеет смысл объединить между собой аналогичные задачи. Это поможет свести к минимуму количество минут, впустую потраченных при переходе от одного типа задач к другому.
- Ликвидируйте все, что отвлекает вас. Вас может отвлечь все, что угодно — и электронная почта, и мобильный телефон, и разговорчивый коллега…. Вещи, которые могут помешать вам сосредоточиться — повсюду. Самый эффективный способ сделать больше за меньшее время — избавиться от этих вещей. Конечно, вы не можете избавиться от них навсегда, но какое-то время вы будете в 4 раза продуктивнее.
- Делать памятки и списки. Ничья память не безупречна. Отказываясь от использования памяток и списков задач, вы в итоге тратите массу времени, пытаясь вспомнить, что вы хотели сделать минуту назад.
- Стандартизация. Если вам регулярно приходится сталкиваться с одними и теми же задачами, имеет смысл создать стандартные способы их решения. Вам легче выполнять некоторые задачи в первой половине дня? Существуют определенные способы их решения, которые вы можете использовать только в определенное время? Вам остается найти эффективные схемы стандартизации и следовать им.
- Закупайтесь и готовьте впрок. Покупка вещей и приготовление пищи — это то, на что мы чаще всего незапланированно тратим свое время. Большинство людей совешают покупки, только когда они в чем-то нуждаются и готовят, только когда они голодны. Но зачастую это происходит не в самое подходящее время. Намного удобнее закупаться более крупными партиями, это сэкономит вам и время, и деньги. Готовить также лучше впрок. Например, если вы приготовите курицу в воскресение, вам всю рабочую неделю не надо будет думать о том, что взять с собой на обед на работу.
- Используйте «горячие клавиши». «Горячие клавиши» существуют практически в любой сфере нашей жизни. Если вы сможете найти их и правильно использовать, они помогут вам сэкономить несколько минут то тут, то там в течение дня.
- Организуйте ваше пространство. Как вы думаете, сколько времени в среднем человек тратит на поиски предметов, которые лежат не на своих местах? Поддерживая порядок дома и на работе, вы несомненно будете экономить 10 (если не 20 или 30) минут ежедневно.
- Продуктивно используйте время ожидания. Время ожидания не должно быть впустую потраченным временем. Когда вы сидите в очереди к врачу, на почте или ждете важной встречи, вы можете провести время ожидания с пользой. Проверьте почту, почитайте книгу, сделайте важные звонки, составьте список дел и т.д.
Ошибки тайм-менеджмента
Какие самые распространенные ошибки, совершаемые людьми, которые пытаются повысить свою производительность и научиться управлять своим временем? Читать