Крайние сроки устанавливать трудно, но делать это необходимо. Особенно если вы занимаетесь удаленной работой. Определить крайний срок — это не просто наобум выдать дату. Нужно уметь проанализировать целую совокупность факторов, которые определяют крайние сроки. Много вы знаете проектов, подготовка которых бы была закончена вовремя? Это — большая редкость. Но вот вопрос: почему мы каждый раз попадаем в ситуации при выполнении работ, которые трудно предвидеть, но при планировании следующего все равно не включаем временные расходы на подобные ситуации в график?
Чем больше вы ошибаетесь, тем больше нужно учитывать в следующий раз. Идеальный крайний срок должен учитывать 3 фактора: отличное понимание проекта; реалистическая оценка навыков или средств; надлежащее распределение времени. Если вы сможете грамотно учитывать эти факторы, никаких проблем с распределением крайних сроков у вас не будет.
Учитывайте специфику. Досконально изучайте и учитывайте специфику вашей работы и постарайтесь донести ее до клиента. Это поможет уберечься от непониманий и сбоев в работе в дальнейшем.
Ни перед чем не останавливайтесь. Информации о клиенте никогда не бывает много. Узнайте о нем как можно больше, ни перед чем ни останавливайтесь, изучайте его послужной список.
Предвидьте непредвиденное. Трудно вспомнить хотя бы один проект, который бы прошел без помех. Что-то всегда может подвести: погода, оборудование, самочувствие. Помните о законе Мерфи — универсальном философском принципе, состоящем в том, что если какая-нибудь неприятность может случиться, она обязательно случится («закон бутерброда» — что-то подобное). Учитывайте эти обстоятельства, и всегда оставляйте резервное время. Клиент будет доволен в любом случае: и если ничего не случиться и вы закончите раньше, и если что-то случится и выяснится, что вы учли это при планировании.
Будьте пессимистом… только при установлении крайних сроков. В этом случае ваш оптимизм — самый плохой советчик. Лучше быть приятно удивленным тем, что ничего плохого так и не случилось, чем неприятно удивленным неучтенными сюрпризами.
Сосредоточьтесь на мелочах. Принцип снайпера: «Aim small, miss small«: устанавливая цели, помните о том, что если они слишком общие, глобальные, то конечного результата вам не достичь; думайте о деталях, о мелких промежуточных целях. Большой успех складывается из маленьких удач.
Постоянно анализируйте, что именно должно быть сделано. Это гарантирует, что вы не пропустите мелкие детали.
Создавайте сжатые крайние сроки только для себя. Создавайте для себя рамки. Если вы обходитесь без них, то работа обязательно будет откладываться на последний момент и идти с проволочками.
Заведите отдельный календарь для проектов. Распишите ваши задачи и обозначьте крайние сроки. Вам понадобиться для этого много места, и вашему обычному календарю это не вместить.
Будьте честны. Максимально реалистично оценивайте свои возможности при планировании результатов. Если ваши сроки чуть растянуты по сравнению с конкурентами, это нестрашно — и для вас найдутся клиенты.
Изучите ваш темп. Человеческая природа устроена так, что, воодушевленные предложением, мы неосознанно сокращаем сроки выполнения проекта. Это неправильно. Изучите ваш темп работы и никогда не старайтесь выделить себе меньше времени, чем требуется: плохо выполненная или выполненная не в срок работа подрывает твой авторитет.
Фото: Steeena
Часто бывает так, что не остается сил для работы. В понедельник приходишь уставшим, думая: «Я ведь и не давал себе расслабиться на выходных, занимался работой». Только вот в голову она упорно не лезет. А дело все в том, что, погрязши в работе, мы совершенно забываем отдыхать. Без отдыха, естественно, мы не можем нормально работать, и наша производительность падает. Существует множество советов и методик для правильной организации своего рабочего процесса, но в последнее время появляется все больше методик для правильной организации отдыха — мы совсем разучились это делать.
Мозговой штурм (оперативный метод решения проблемы на основе стимулирования творческой активности, при котором участникам обсуждения предлагают высказывать возможно большее количество вариантов решения, в том числе самых фантастических) был когда-то одним из самых популярных инструментов менеджмента. Но в последнее время руководители компаний все чаще отказываются от его применения. Причина — в снижении его эффективности. На самом же деле хорошо управляемый брейншторминг — это легко, забавно и продуктивно. Единственное условие — соблюдение его правил. Несколько популярных ошибок могут легко превратить мозговой штурм в рутинную и совершенно не результативную процедуру. 
На тему повышение производительности написано множество книг и статей в блогах. Но всегда любой перечень правил хочется свести к еще более маленькому, буквально к нескольким фразам, которые совсем не обязательно вывешивать длинным списком на стене офиса, а можно просто запомнить. И в то же время хочется, чтобы эти правила были достаточно эффективны.