Мы постоянно говорим о том, что для того, чтобы сделать жизнь более мирной, нужно просто перестать ее усложнять. Читать
Архив метки: Время
Как отвыкнуть от телевизора
О вреде телевидения пишут много: это и «наркотик», и пропаганда насилия, и причина неврозов, и предвестник ожирения, и огромная трата свободного времени и денег. Это все мы уже знаем. А как избавиться от привычки целыми вечерами сидеть, уткнувшись в телевизор? Читать
Справочник по определению крайних сроков
Крайние сроки устанавливать трудно, но делать это необходимо. Особенно если вы занимаетесь удаленной работой. Определить крайний срок — это не просто наобум выдать дату. Нужно уметь проанализировать целую совокупность факторов, которые определяют крайние сроки. Много вы знаете проектов, подготовка которых бы была закончена вовремя? Это — большая редкость. Но вот вопрос: почему мы каждый раз попадаем в ситуации при выполнении работ, которые трудно предвидеть, но при планировании следующего все равно не включаем временные расходы на подобные ситуации в график?
Чем больше вы ошибаетесь, тем больше нужно учитывать в следующий раз. Идеальный крайний срок должен учитывать 3 фактора: отличное понимание проекта; реалистическая оценка навыков или средств; надлежащее распределение времени. Если вы сможете грамотно учитывать эти факторы, никаких проблем с распределением крайних сроков у вас не будет.
Учитывайте специфику. Досконально изучайте и учитывайте специфику вашей работы и постарайтесь донести ее до клиента. Это поможет уберечься от непониманий и сбоев в работе в дальнейшем.
Ни перед чем не останавливайтесь. Информации о клиенте никогда не бывает много. Узнайте о нем как можно больше, ни перед чем ни останавливайтесь, изучайте его послужной список.
Предвидьте непредвиденное. Трудно вспомнить хотя бы один проект, который бы прошел без помех. Что-то всегда может подвести: погода, оборудование, самочувствие. Помните о законе Мерфи — универсальном философском принципе, состоящем в том, что если какая-нибудь неприятность может случиться, она обязательно случится («закон бутерброда» — что-то подобное). Учитывайте эти обстоятельства, и всегда оставляйте резервное время. Клиент будет доволен в любом случае: и если ничего не случиться и вы закончите раньше, и если что-то случится и выяснится, что вы учли это при планировании.
Будьте пессимистом… только при установлении крайних сроков. В этом случае ваш оптимизм — самый плохой советчик. Лучше быть приятно удивленным тем, что ничего плохого так и не случилось, чем неприятно удивленным неучтенными сюрпризами.
Сосредоточьтесь на мелочах. Принцип снайпера: «Aim small, miss small«: устанавливая цели, помните о том, что если они слишком общие, глобальные, то конечного результата вам не достичь; думайте о деталях, о мелких промежуточных целях. Большой успех складывается из маленьких удач.
Постоянно анализируйте, что именно должно быть сделано. Это гарантирует, что вы не пропустите мелкие детали.
Создавайте сжатые крайние сроки только для себя. Создавайте для себя рамки. Если вы обходитесь без них, то работа обязательно будет откладываться на последний момент и идти с проволочками.
Заведите отдельный календарь для проектов. Распишите ваши задачи и обозначьте крайние сроки. Вам понадобиться для этого много места, и вашему обычному календарю это не вместить.
Будьте честны. Максимально реалистично оценивайте свои возможности при планировании результатов. Если ваши сроки чуть растянуты по сравнению с конкурентами, это нестрашно — и для вас найдутся клиенты.
Изучите ваш темп. Человеческая природа устроена так, что, воодушевленные предложением, мы неосознанно сокращаем сроки выполнения проекта. Это неправильно. Изучите ваш темп работы и никогда не старайтесь выделить себе меньше времени, чем требуется: плохо выполненная или выполненная не в срок работа подрывает твой авторитет.
Фото: Steeena
Отложите до лучших времен
«Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня». Это мы знаем с детства. И потому промедление для нас — это что-то преступное. Но промедление тоже бывает разное, например, от недисциплинированности — негативное. А как насчет продуманного и осознанного промедления?
Например, вы собираетесь продать вашу действующую машину. Вам звонят, что попался верный покупатель, и просят приехать. Но два дня перед этим шли дожди, и машина совершенно грязная. Что лучше — приехать на встречу и оправдываться за внешний вид машины (и скорее всего, уехать ни с чем), или перенести сделку на завтра и предстать в достойном виде?
Есть несколько серьезных оснований, чтобы откладывать некоторые дела. Вот — примеры стратегической отсрочки:
- Когда проблему разрешит время. Это, например, трудности, связанные со скверной погодой. Или, допустим, фитолечение в течение длительного времени вместо опасной для вас операции.
- Когда проблему можно проигнорировать. Спам и квазиспам — отличный пример. Чем отвлекаться во время важного дела и рассылать объяснительные письма знакомым, заваливающим вас ненужными предложениями, лучше отложить вашу борьбу со спамом. Это сэкономит нервы и время, а после окончания работы вы забаните и предупредите всех, кого хотели.
- Когда вам есть замена. Не стоит, побросав все дела, мчаться сломя голову на совещание, где уже присутствует надежный и ответственный представитель твоего отдела. Не дублируйте никого, лучше потом все спокойно с ним обсудите, а пока займитесь еще чем-нибудь полезным. Если вы предъявите какие-то результаты, никто не упрекнет за отложенную встречу — вы бережете свое время. Кроме того, множество отложенных встреч оказывается еще эффективнее после, так как у всех появляется время подумать.
- Когда есть что-то более важное. Правильно оценивайте важность событий. Пропустить завтрак или сделать телефонный звонок? Выбирайте. Просто помните — звонок можно сделать когда угодно, а ваш завтрак — отправной этап всего вашего дня.
- Когда предлагают что-то новое. Японские бизнесмены — настоящие специалисты стратегической отсрочки, особенно при вступлении в новое дело. Только проследив за работой нового проекта какое-то время и сделав выводы, они присоединяются к работе над ним. Это дают время на продумывание всех вариантов и подготовиться к любым неожиданностям. Учитесь.
- Когда вы устали, голодны или сердиты. Это очевидно, но не всегда соблюдается. Если вам нужно отдохнуть, поспать или остынуть, ничего не затевайте. Вы все только испортите. Серьезные решения, принятые в таком стрессовом состоянии, врядли будут взвешенными и могут привести к катастрофе.
- Когда вы несете ответственность. Не надо постоянно соглашаться на все просьбы. Если кто-то пытается взвалить на вас свою работу, вынудить принять неудобное решение, уступить в чем-то, не поддавайтесь давлению. Придумайте повод отложить разговор, и, скорее всего, этот человек решить вообще отстать и поискать кого поуступчивее.
Как говорит классика, «не буду думать об этом сегодня. Подумаю об этом завтра». В это м нет ничего предосудительного — в некоторых случаях разумное оттягивание событий только вам на руку.
Фото: Fe em Brasil
Управляйте вашим временем
Время — слишком ценно, чтобы пользоваться им бездумно. Свое время нужно строго держать в узде. Сформулируйте собственные правила для управления вашим временем или возьмите на вооружение эти: Читать
Эффективно планируем время
Время — двоякое понятие. С одной стороны, мы располагаем им в достатке, и его еще много в запасе. С другой стороны, каждая потраченная нами секунда — прошла, и прошла безвозвратно. И главный вопрос — как мы потратили ее.
Особенно это касается нашей работы. Часто мы жалуемся, что совершенно ничего не успеваем. Но как мы тратим свое рабочее время? Производительность в первую очередь зависит от эффективности использования нашего времени. Читать