Конфиденциальное уничтожение документов — процедура, которая рано или поздно требуется любой компании. В этой статье мы расскажем о том, когда и почему нужна эта услуга, как именно она проводится, почему нельзя просто выбросить ненужное на помойку и, наконец, сколько стоит уничтожение.

Когда требуется уничтожение документов?

Далеко не все бумаги нужно хранить постоянно и даже длительное время. Многие из них берегут, пока того требует закон, либо пока есть практическая необходимость в этом. После того, как этот срок вышел, от бумаг нужно избавляться. Но так как многие из них содержат или могут содержать важные сведения (персональные данные, коммерческую тайну и т.д.), просто вынести их на помойку нельзя. Нужно уничтожать их особым образом:

• тщательно отобрать документы к уничтожению, оформить выделение соответствующими актами;
• очистить бумаги от любых посторонних элементов — металлических (например, скрепок, скобок от степлера и т.д.), пластиковых (файлы, папки), текстильных (веревки, шнурки, нити);
• тщательно измельчить бумаги — для того, чтобы их невозможно было восстановить и получить из них какие-либо сведения;
• сдать полученную массу в переработку;
• подтвердить процедуру отметками на документах о выделении дел к уничтожению, либо соответствующими актами.

Обязательно ли заказывать услугу у профессионалов?

Нет, вы можете справиться своими силами. Но очень важно не нарушать описанную процедуру. Для измельчения, например, можно использовать обычный офисный шредер, а на переработку бумаги сдавать — в макулатуру.

Другое дело, что если речь идет о большом объеме бумаг, то самостоятельное уничтожение может занять очень много времени, которое сотрудники могли потратить на более полезные задачи. Именно поэтому многие руководители решают доверить эту задачу профессионалам.

Сколько стоит уничтожение документов?

Как правило, это доступные по стоимости услуги. Уничтожение проводится «на вес», то есть вы оплачиваете каждый килограмм бумаг. Важный плюс — вся подготовка (например, вывоз документов, избавление их от небумажных элементов и прочее — тоже падает на плечи компании, которая оказывает вам эту услугу).

Для примера рассмотрим прайс на уничтожение документов петербургской компании «Первый Городской Архив». Он не менялся уже десять лет — с 2012 года! При заказе общего объема уничтожения до 1 тонны, каждый килограмм будет стоить 10 рублей. Если же вам нужно избавиться более, чем от тонны документов, за каждый килограмм придется заплатить 5 рублей. Кроме того, в компании предусмотрена система скидок для постоянных клиентов, поэтому конечная стоимость обычно оказывается еще ниже.