Поскольку многие из нас готовятся к постоянной удаленной или гибридной работе в будущем, сейчас хорошее время, чтобы убедиться, что ваша команда по-прежнему следует передовым методам видеоконференцсвязи и культивирует здоровую культуру, ориентированную на видео.

Согласно исследованию 2021 года, люди, которые часто используют видео, в 2,4 раза чаще говорят, что им легче сотрудничать, и в 2,6 раза чаще говорят, что они испытывают повышенное сочувствие со стороны коллег . С другой стороны, те, кто редко использует видео, в 3,2 раза чаще говорят, что недовольны своей текущей компанией, и в 2,7 раза реже чувствуют себя связанными со стратегией компании.

Вот несколько рекомендаций, которым нужно следовать, чтобы ваши видеоконференции были максимально эффективными и продуктивными.

Надо: инвестируйте в хорошее интернет-соединение.

Ничто так не расстраивает, как участие в видеозвонке и необходимость страдать от долгих минут дрожания, задержек, зависания изображений и сбоев синхронизации между аудио и видео. Первым шагом является наличие высокоскоростного соединения с достаточной пропускной способностью для обеспечения отличного качества аудио/видео. Кроме того, для еще более стабильной работы подумайте о проводном соединении. Также ищите решение для видеоконференцсвязи от Smart-AV, которое настраивается на любую полосу пропускания, сводя к минимуму любое падение качества.

Нельзя: тратить время зря, если видео не работает.

Если у вас все же произойдет сбой подключения, не позволяйте этому сорвать всю встречу. Переключитесь на звук только в конце разговора и освободите полосу пропускания, чтобы вы, по крайней мере, могли слышать друг друга и пройти встречу с минимальным разочарованием и задержками. Тогда вы сможете решить свои проблемы с подключением до следующей встречи.

Надо: Проверьте свою настройку.

Позвоните коллеге, чтобы убедиться, что вы правильно настроили оборудование и что ваша камера, микрофон и динамики работают правильно. Постарайтесь сделать это за полчаса до первой встречи дня. Если с вашей настройкой возникнет сбой, вам понадобится время для устранения неполадок.

Нельзя: опаздывать.

Будьте на несколько минут раньше, чтобы убедиться, что вы пришли на нужную встречу и все работает правильно. Вы определенно не хотите, чтобы ваши коллеги ждали вас или тратили время на то, чтобы подвести итоги того, что они уже обсуждали до того, как вы присоединились.

Надо: Одевайтесь так, как будто вы находитесь на личной встрече.

Соблазнительно одеться, когда вы работаете из дома, но определенно сохраняйте профессиональный вид. Имейте удобную, но профессиональную одежду, в которой можно надеться перед видеоконференцией, чтобы всегда выглядеть безупречно. По окончании встречи вы можете снова переодеться в более повседневную одежду.

Нельзя: позвольте беспорядку на рабочем месте определять вас.

Надеюсь, у вас есть специальное рабочее место, и вы можете гарантировать, что другие участники видят только аккуратное профессиональное пространство на вашей стороне экрана. Сделайте все возможное, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы и сосредоточиться на разговоре и текущем проекте. При необходимости можно использовать размытый или виртуальный фон .

Надо: правильно включать и выключать звук.

Отключение звука, когда вы пытаетесь участвовать в разговоре, так же неприятно, как и отсутствие звука и создание фонового шума. Сформируйте привычку включать звук непосредственно перед тем, как говорить, и выключать звук, когда заканчиваете говорить. Это сокращает обратную связь от микрофона и гарантирует, что у всех будет возможность быть услышанными, включая вас. Также используйте возможности по удалению фонового шума, чтобы свести к минимуму любой мешающий шум во время разговора.

Нельзя: забывайте, что люди могут вас видеть.

Во время встреч убедитесь, что вы всегда внимательны и вовлечены. Сосредоточьтесь на экране и избегайте соблазна заняться другой работой во время разговора. Как мы, наверное, все испытали, неинтересно делиться своими мыслями на виртуальном собрании только для того, чтобы понять, что почти все остальные работают в многозадачном режиме или проверены. Стремитесь к позитивному и ободряющему присутствию, даже когда говорите не вы.

Надо: Расположите камеру на уровне глаз.

Камера, расположенная ниже уровня экрана вашего компьютера, может привести к изображению, которое выглядит как гигант, смотрящий сверху вниз. Установите монитор так, чтобы веб-камера находилась на уровне глаз, и если вы используете несколько мониторов, не забудьте смотреть и обращать внимание на свои замечания в правильном направлении. Также инвестируйте в высококачественную веб-камеру или многофункциональное видеоустройство, чтобы ваше изображение было максимально четким.

Нельзя: сядьте спиной к свету.

Подсветка может затенять ваше лицо, из-за чего будет сложно определить, обращаете ли вы внимание. Если возможно, вам нужен естественный свет или свет за монитором. Таким образом, люди смогут ясно видеть ваше лицо и легко читать ваши невербальные сигналы.

Надо: делитесь своими мыслями.

Даже если вы не говорите, существует множество способов взаимодействия и выражения своего мнения во время видеоконференции. Напишите отзыв или комментарии в чате или используйте смайлы реакции, чтобы выразить согласие или волнение по поводу идеи. И не бойтесь вмешаться или использовать функцию «поднять руку», чтобы предупредить организатора встречи о том, что вы хотите поделиться некоторыми мыслями. (Совет от профессионалов: просто укажите палец вверх, хлопните в ладоши или поднимите руку на камеру, и соответствующий смайлик автоматически мигнет на вашем экране благодаря технологии распознавания жестов в реальном времени — щелкать не нужно.) Когда наступит ваша очередь Чтобы провести собрание, попробуйте использовать функции вопросов и ответов или опросов, чтобы убедиться, что каждый чувствует себя включенным и услышанным, особенно если это большая группа.

Нельзя: использовать неправильную функцию чата.

Случайный ввод личного комментария в групповом чате собрания прервал более одного видеозвонка. Избавьтесь от потенциального затруднения, дважды проверив сообщение, прежде чем отправлять сообщение. Если вам нужно написать кому-то индивидуальное сообщение во время собрания, убедитесь, что в раскрывающемся меню выбрано только его имя, прежде чем вводить сообщение. Аналогичным образом, если вы пытаетесь поделиться файлом или задать вопрос, убедитесь, что вы находитесь в соответствующем окне чата и не разговариваете с собой в другой беседе.

Надо: после встречи отправьте быстрое сообщение или электронное письмо.

Если вы являетесь организатором встречи, отправьте быстрое групповое сообщение или электронное письмо после встречи, чтобы повторить звонок. Включите запись и расшифровку разговора, а также основные моменты и действия для вашей команды. Если вы являетесь участником, поблагодарите хозяина и сообщите, что вы понимаете свои действия, если вы их получили.