Недостатки мониторинга сотрудников

Несмотря на множество преимуществ, которые вы можете получить от мониторинга персонала, у него есть и некоторые недостатки. К счастью, вы сможете их предвидеть и найти для них подходящий обходной путь. Вот некоторые из недостатков отслеживания ваших сотрудников:

Низкая мораль

Ваши сотрудники, отслеживающие свое рабочее время, могут создать впечатление, будто вы им не доверяете. Конечно, это может вызвать раскол между вами и вашими работниками. Таким образом, важно, чтобы вы правильно общались с членами вашей команды, прежде чем внедрять отслеживание сотрудников. Разверните материалы, объясняющие преимущества новой системы. Найдите время, чтобы встретиться с ними и обсудить, что вы также следите за их работой для их же блага. Что может быть лучше, чтобы выделить образцовых сотрудников, чем отслеживать их продуктивность?

Чувство потерянной конфиденциальности

Технически никаких правовых нарушений для надлежащего контроля персонала нет. Несмотря на то, что они знают об этом, сотрудники могут посчитать несправедливым, что они находятся под наблюдением. Для них вполне естественно желание иметь больше гибкости и свободы на рабочем месте. Обходной путь здесь состоит в том, чтобы гарантировать им, что вы сохраните их данные в безопасности и конфиденциальности. Если ваша юридическая команда разрешает, изложите это на бумаге. Дайте им некоторую гарантию того, что вы всегда будете следовать этическим принципам при контроле их производительности и деятельности на рабочем месте.

Низкий уровень удержания

Высокий уровень стресса, низкий моральный дух и недоверие, вызванные ненадлежащим осуществлением мониторинга сотрудников, могут привести к увеличению текучести кадров в компании. Имейте в виду, что замена работников может занять много времени, дорого и неэффективно для ваших операций. Таким образом, очень важно, чтобы вы нашли правильный инструмент или систему, которые помогут вам осуществлять мониторинг персонала этично и разумно.

Теперь вы можете спросить: «Можно ли пользоваться всеми преимуществами мониторинга сотрудников без каких-либо его недостатков?» Хорошая новость в том, что это возможно. Как мы уже упоминали, все, что вам нужно сделать, это разработать надежную систему. Конечно, лучший способ сделать это — использовать подходящее приложение для работы с персоналом.

Как контролировать своих сотрудников на законных основаниях

Как мы уже говорили, мониторинг ваших сотрудников может принести различные преимущества. Однако независимо от того, какой метод наблюдения вы выберете, вам необходимо убедиться, что вы делаете это на законных основаниях. Таким образом, вы сможете избежать проблем с работой в будущем. Вот несколько способов контролировать деятельность ваших сотрудников в рабочее время:

Как контролировать компьютерную активность ваших сотрудников

Когда вы внедряете программное обеспечение для мониторинга сотрудников в свою команду, ваши сотрудники, естественно, будут чувствовать, что вы шпионите за ними. С юридической точки зрения работодатели имеют право следить за тем, чем занимаются их работники в рабочее время. Однако существуют и некоторые этические соображения при наблюдении за компьютерной активностью сотрудника. Лучшее решение здесь — использовать надежный трекер времени, такой как Traqq.

Когда основатели Traqq разработали этот трекер времени для Windows и Mac , они заполнили пробел в этичном мониторинге сотрудников. Хотя они разработали трекер времени, способный делать случайные снимки экрана, они по-прежнему учитывали конфиденциальность пользователя. Изображения и видеозаписи, которые делает Traqq, намеренно размыты, чтобы предотвратить разборчивость конфиденциальной информации. Таким образом, менеджеры будут иметь только представление о деятельности сотрудника и не смогут различить его пароли или личные сообщения.

Как отслеживать использование мобильных телефонов вашими сотрудниками

Если работа вашего сотрудника связана с общением с деловыми партнерами и клиентами, также полезно отслеживать и записывать их телефонные разговоры. Эта возможность позволит вам определить, что делают лучшие исполнители. Таким образом, вы можете поделиться информацией с другими работниками, чтобы повысить их производительность.

Как правило, по закону вам разрешено прослушивать разговоры ваших сотрудников по телефонам, принадлежащим компании. Однако, чтобы избежать юридических проблем, мы не рекомендуем вам отслеживать некоммерческую активность на мобильных телефонах. Если вы собираетесь слушать их звонки, убедитесь, что вы делаете это только для того, чтобы управлять качеством их работы. Существует множество приложений и сервисов, которые позволят вам контролировать своих сотрудников на корпоративных телефонах.

Как отслеживать разговоры сотрудников в чате Skype

Мониторинг ваших сотрудников также возможен как в обычном приложении Skype, так и в версии Skype для бизнеса. Microsoft разработала утилиту Skype Manager, чтобы предоставить компаниям центр управления, где они могут просматривать данные разговоров и вызовов. Те, у кого есть права администратора, могут просматривать действия своих сотрудников. Однако перед активацией этой функции наблюдаемая сторона должна дать согласие. В противном случае менеджеры смогут просматривать только кредитный баланс своей команды.

С помощью Skype для бизнеса вы также сможете получить доступ к данным мониторинга, таким как заблокированные пользовательские отчеты, действия участников конференции, одноранговые действия и многое другое. Вы можете просмотреть панель управления и увидеть метаданные активности пользователя, что означает, что технически вы сможете отслеживать только данные данных. Таким образом, вы не можете читать или интерпретировать сообщения или разговоры в чате.

Как контролировать некоммерческую активность ваших сотрудников в социальных сетях

Чтобы гарантировать, что на рабочем месте не будет причинен вред, менеджеры могут выбрать мониторинг активности своих сотрудников в социальных сетях. Любой бизнес хотел бы, чтобы общественность рассматривала его профессионально. Теперь, если сотрудник публикует какое-либо заявление, которое может нанести ущерб репутации его работодателя, это может привести к сложным проблемам. Во-первых, компаниям не разрешается запрашивать у своих работников данные для входа в личные аккаунты в социальных сетях. Работодатели должны пройти юридические процедуры, чтобы получить доступ, в котором они нуждаются. Более того, их запрос будет одобрен только в том случае, если сотрудник опубликовал что-то, что противоречит политике их компании.

Существуют юридические лазейки, которые позволяют работодателям контролировать онлайн-активность своих сотрудников. Например, все, что делается на корпоративных устройствах и в нерабочее время, не является конфиденциальным. Итак, если ваш сотрудник заходит в социальные сети в рабочее время, вы имеете право следить за тем, что они делают. Вы можете установить программное обеспечение для мониторинга сотрудников на их корпоративное устройство. Однако, какой бы метод вы ни выбрали, выполнять его нужно осторожно. Вы должны обсудить со своими сотрудниками, что все, что они делают в рабочее время и на устройствах, предоставленных компанией, не является конфиденциальным.

Как контролировать действия ваших сотрудников в Интернете

Опрос Salary.com показал, что в рабочее время 64% сотрудников посещают веб-сайты, не связанные с работой. Вполне естественно, что люди отвлекаются в течение дня. Однако без присмотра некоторые сотрудники могут злоупотреблять своим доступом в Интернет. Некоторые могут проводить свое рабочее время за загрузкой купонов, просмотром видео на YouTube или покупками в Интернете. Другие могут заниматься еще более непрофессиональной деятельностью, например смотреть порнографию или играть в азартные игры в онлайн-казино.

Самый простой обходной путь — разрешить вашему ИТ-отделу блокировать сайты социальных сетей, игр, развлечений, порнографии и азартных игр, среди прочего. Однако что, если ваши сотрудники работают дома на своих компьютерах? Законным и этичным методом мониторинга действий ваших сотрудников в Интернете является использование Traqq. Как мы уже упоминали, этот инструмент также регистрирует использование веб-сайта и приложения. На панели инструментов вы можете просмотреть приложения и веб-сайты, которые отнимают большую часть времени ваших сотрудников.

Как отслеживать использование мобильных телефонов вашими сотрудниками

Если работа вашего сотрудника связана с общением с деловыми партнерами и клиентами, также полезно отслеживать и записывать их телефонные разговоры. Эта возможность позволит вам определить, что делают лучшие исполнители. Таким образом, вы можете поделиться информацией с другими работниками, чтобы повысить их производительность.

Как правило, по закону вам разрешено прослушивать разговоры ваших сотрудников по телефонам, принадлежащим компании. Однако, чтобы избежать юридических проблем, мы не рекомендуем вам отслеживать некоммерческую активность на мобильных телефонах. Если вы собираетесь слушать их звонки, убедитесь, что вы делаете это только для того, чтобы управлять качеством их работы. Существует множество приложений и сервисов, которые позволят вам контролировать своих сотрудников на корпоративных телефонах.

Как отслеживать разговоры сотрудников в чате Skype

Мониторинг ваших сотрудников также возможен как в обычном приложении Skype, так и в версии Skype для бизнеса. Microsoft разработала утилиту Skype Manager, чтобы предоставить компаниям центр управления, где они могут просматривать данные разговоров и вызовов. Те, у кого есть права администратора, могут просматривать действия своих сотрудников. Однако перед активацией этой функции наблюдаемая сторона должна дать согласие. В противном случае менеджеры смогут просматривать только кредитный баланс своей команды.

С помощью Skype для бизнеса вы также сможете получить доступ к данным мониторинга, таким как заблокированные пользовательские отчеты, действия участников конференции, одноранговые действия и многое другое. Вы можете просмотреть панель управления и увидеть метаданные активности пользователя, что означает, что технически вы сможете отслеживать только данные данных. Таким образом, вы не можете читать или интерпретировать сообщения или разговоры в чате.

Начало:

• Комплексное руководство по юридическому и этичному мониторингу сотрудников. Часть 1

Продолжение:

• Комплексное руководство по юридическому и этичному мониторингу сотрудников. Часть 3

Вы можете подумать, что приложения для мониторинга персонала относительно новы в отрасли, но на самом деле эта практика существует с конца 19 века. В наши дни предприятия всех размеров используют отслеживание занятости для определения слабых мест в производительности. Эта практика гарантирует, что работники берут на себя ответственность и соблюдают требования компании. Помимо этого, мониторинг сотрудников также включает в себя отслеживание их телефонных звонков, использования Интернета, переписки по электронной почте и физического перемещения в рабочее время.

Отслеживание рабочего времени может быть палкой о двух концах. Хотя это может принести пользу вашей компании, неправильное выполнение может привести к ряду неблагоприятных последствий. Поэтому мы составили это подробное руководство, чтобы объяснить, как можно практиковать отслеживание сотрудников с соблюдением этических норм и как обеспечить высокую производительность удаленных сотрудников.

Где применяется мониторинг сотрудников?

Есть несколько причин, по которым компании внедряют систему отслеживания занятости. Вот некоторые из наиболее распространенных применений практики:

Обеспечение качественной поддержки клиентов

Клиенты будут продолжать покровительствовать бизнесу, если они получат необходимую им поддержку. Поэтому для компаний крайне важно обеспечить эффективную и профессиональную работу своих команд по обслуживанию клиентов. Один из лучших способов сделать это — внедрить надлежащую систему мониторинга сотрудников.

Контакт-центры обычно записывают все телефонные и электронные разговоры своих агентов с клиентами. Это позволяет им поддерживать качество обслуживания, определяя области для улучшения. Подразделение по развитию бизнеса компании будет использовать полученные данные для обучения своих представителей по обслуживанию клиентов решению проблем своих клиентов. Конечно, записи будут полезны и в случае возникновения юридических споров с заказчиком.

Эффективное управление удаленными командами

Из-за текущей ситуации в мире все больше компаний изучают преимущества удаленной работы. Раньше стартапы инвестировали в эту отрасль, но мы видели, как крупные компании, такие как Google, Amazon и Facebook, позволяли своим сотрудникам работать из дома в течение длительного периода времени.

Есть продуктивные преимущества в работе из дома. Тем не менее, установка также может быть подвержена различным отвлекающим факторам. Сосредоточенность и продуктивность работника могут быть легко подорваны домашними делами, социальными сетями или доступными развлечениями. Конечно, менеджерам может быть сложно вручную отслеживать, что делают члены их команды. Таким образом, отслеживание сотрудников с помощью приложения для мониторинга, такого как Traqq, обеспечит отчетность о результатах.

Создание точных счетов

Агентства, которые предлагают разработку программного обеспечения, проектирование, цифровой маркетинг или другие услуги, которые выставляют клиентам почасовые счета, могут сделать выставление счетов намного проще и точнее, используя программы мониторинга работы сотрудников. Легче контролировать количество часов, потраченных на каждый проект, когда установлена ​​​​надлежащая система учета рабочего времени . Более того, это практически исключает споры о оплачиваемых часах, потому что данные, как правило, точны.

Эффективные операции для финансовых компаний

Мониторинг сотрудников также используется финансовыми компаниями для их общих операций и продаж. Эти предприятия должны предотвратить кражу данных или утечку данных. Таким образом, в рамках своих усилий по соблюдению правил конфиденциальности и информационной безопасности они должны контролировать деятельность своих сотрудников. В некоторых странах компании, которые продают финансовые продукты, такие как взаимные фонды и страхование, по закону обязаны записывать разговоры о продажах. Это гарантирует, что их сотрудники не используют ложную информацию или хитрые методы, чтобы убедить клиентов совершить покупку.

Каковы преимущества использования мониторинга сотрудников на рабочем месте?

Независимо от того, являетесь ли вы предпринимателем, фрилансером, руководителем группы или руководителем, вы можете получить множество преимуществ, если у вас есть система мониторинга работы. Вот некоторые из преимуществ, которыми вы можете воспользоваться:

Эффективное использование времени

Как правило, работнику, работающему полный рабочий день, платят за восемь часов работы в день. Вы будете удивлены, узнав, что около 89% сотрудников признают, что зря тратят время на работе . 31% этих работников ежедневно тратят впустую около 30 минут оплачиваемого времени. Это может показаться немного, но если сложить цифры, вы теряете тысячи долларов каждый год.

С другой стороны, когда вы позволяете сотруднику отслеживать свои часы, вы можете гарантировать, что он учитывает каждую оплаченную минуту. В наши дни существуют приложения для мониторинга, которые также оценивают, как работники тратят свое время. Таким образом, вы можете быть уверены, что платите только за часы и минуты, потраченные вашими сотрудниками на работу.

Компании следят за своими работниками не только потому, что хотят обнаружить кражу времени. Эта практика также помогает компаниям определить, не слишком ли долго сотрудники выполняют определенные задачи. Например, им может потребоваться на час больше времени для завершения презентации, тогда как большинство сотрудников могут сделать это за более короткий промежуток времени. Подобные проблемы можно выявить, наблюдая за действиями своих сотрудников. Конечно, вы можете использовать собранные данные, чтобы изучить, как работник может улучшить свои слабые стороны.

Меньше ошибок, лучшее качество вывода

Если у вас есть полное представление о действиях членов вашей команды, вы сможете выявить их ошибки до того, как они выйдут из-под контроля. Возможно, есть неотложная и важная задача, которую необходимо выполнить. Однако вы заметили, что ваш сотрудник работает над проектом с низким приоритетом. Конечно, вы можете уловить это на ранней стадии и отправить человеку сообщение, предлагая ему сосредоточиться на более важном проекте.

Повышенная безопасность

Мониторинг на рабочем месте также может сделать офисную среду более безопасной. Например, отслеживание электронных писем во многих случаях помогало разрешать претензии о сексуальных домогательствах. Помимо этого, есть и другие способы, с помощью которых отслеживание сотрудников может повысить безопасность. Эта практика является одним из практических способов гарантировать, что полевым работникам ничего не угрожает. Например, один человек должен сообщить в определенное время, но от него никто не получил известия. В этом случае компания может проверить местоположение сотрудника по GPS, чтобы убедиться, что он в безопасности.

Разумное делегирование задач

Наблюдая за работой своих работников, вы можете определить их сильные и слабые стороны. Следовательно, вы можете более эффективно делегировать задачи. Если все сделано правильно, распределение обязанностей может сделать людей более продуктивными, способствовать сотрудничеству, развитию навыков работников и повышению морального духа.

Теперь вы не получите этих преимуществ, если будете давать определенные задачи не тем сотрудникам. Когда вы знаете, кто борется, а кто блестит в конкретной теме, вы можете соответствующим образом делегировать задачи. В некоторых случаях это может означать возложение ответственности на кого-то, кто плохо подготовлен, чтобы позволить им совершенствоваться. В ситуациях, когда есть чувство срочности, вы можете возложить ответственность на того, кто сможет с легкостью справиться с этим. Без правильных данных вы не сможете принимать эти важные решения. Конечно, вы можете получить необходимую информацию, используя инструмент мониторинга сотрудников.

Автоматизированная административная работа

Большинство из нас ненавидят выполнять административную работу, но она слишком важна, чтобы ею пренебрегать. Мы получим это. Вы всегда проклинаете свое существование, потому что вам приходится тратить время на рутинные задачи и бумажную работу вместо решения реальных проблем. С другой стороны, если вы используете приложение для мониторинга времени, вы можете автоматизировать огромный процент своей административной работы. Такие программы, как Traqq, позволяют отслеживать и вести учет рабочего времени ваших сотрудников. Следовательно, создание счета займет всего несколько кликов.

Продолжение:

• Комплексное руководство по юридическому и этичному мониторингу сотрудников. Часть 2
• Комплексное руководство по юридическому и этичному мониторингу сотрудников. Часть 3

2022-01-29T16:26:08

Программное обеспечение