Мелкая наличность — это метод, с помощью которого предприятия предоставляют сотрудникам деньги для оплаты расходов компании. Традиционно эти средства хранятся в небольшом кассовом ящике, который раздается лично и  отслеживается в мелкой кассовой книге. Но по мере развития технологий ящик для мелких денег, как мы его знаем, принял новые формы — и не зря.

Хранить на рабочем месте небольшую кассу, полную денег компании, — это большой риск. Кто-то может не только сломать замок, но и уйти с самим ящиком.

А управление мелкими денежными средствами — задача трудоемкая. Вы должны вести подробный учет всех исходящих расходов, любых возвращаемых изменений, детализированных квитанций и текущего баланса. Даже если ваш лучший бухгалтер на работе, система уязвима для человеческих ошибок, мошенничества или злоупотреблений.

К счастью, технологии и банковское дело прошли долгий путь с тех пор, как были впервые использованы мелкие деньги (более 200 лет назад). В этой статье мы опишем общие проблемы безопасности, которые представляет собой традиционный ящик для мелкой наличности, и обсудим различные безналичные альтернативы, которые обеспечивают повышенную безопасность, гибкость и подотчетность.

Проблемы с безопасностью мелкой кассы

Конструкция средней кассы не менялась десятилетиями. Это по-прежнему небольшой денежный ящик с денежным ящиком, денежным лотком, лотком для монет и встроенными ключевыми замками.

В то время как мелкие денежные ящики действительно предлагают определенные удобства, такие как простое хранение и быстрый доступ, риски намного перевешивают выгоды.

Вот некоторые распространенные риски безопасности, связанные с традиционным металлическим ящиком для денег.

• Кража из кассы:  украсть из кассы слишком легко. Это небезопасно, мобильно и требует большого доверия сотрудников для обеспечения безопасности.
• Кража самой мелкой кассы:  воры воспользуются любой возможностью, чтобы заполучить кассу, например, вашу мелкую кассу.
• Трудно вести точный учет:  наличные деньги по самой своей природе трудно отследить. То же самое и с бумажными квитанциями. Это приводит к потере времени и денег на оплату сотрудников за управление этой устаревшей системой.

Как мелкие кассы тратят деньги

Вы не можете контролировать, ограничивать или легко отслеживать денежные средства, что позволяет даже самым благонамеренным сотрудникам легко перерасходовать. Это большая проблема. То же самое и с кредитными картами с высокими лимитами расходов.

Поскольку наличные деньги трудно отслеживать и управлять ими, мелкие кассы подвержены ошибкам бухгалтерского учета и человеческим ошибкам. Будь то неправильный учет наличных средств, плохая организация или отсутствие описательных записей о расходах, небольшие ошибки могут привести к значительным финансовым потерям.

К счастью, есть разумная  альтернатива мелкой наличности, которая поможет вам сэкономить время и деньги, и вы можете раскрутить ее всего за один рабочий день.