Каждый офис в стране хотел бы сократить отходы бумаги и контролировать расходы на печать. Совокупные затраты ошеломляют: одно исследование показывает, что средний офисный работник использует 10 000 листов копировальной бумаги каждый год, причем почти половина этой бумаги попадает в корзину.

Использование всей этой бумаги не просто расточительно, это дорого! Вам интересно, как вы можете мотивировать всю свою организацию на сокращение расходов на печать и отходов бумаги — и какие для этого потребуются шаги? Подумайте перед печатью и воспользуйтесь этими простыми и удобными в применении советами наших специалистов по управляемой печати:

1. Программное обеспечение для печати

Выбор решения для печати, которое соответствует потребностям вашей организации и требованиям к работе сотрудников, важен не только с точки зрения производительности, но и для получения прибыли.

Управляемые службы печати — это программа контроля печати, предлагаемая поставщиками услуг печати, которая управляет всеми аспектами ваших бизнес-устройств печати, включая принтеры, сканеры, факсы и копировальные аппараты. Но это не единственный вариант для бизнеса. Также возможна работа с розничными торговцами или коммерческими принтерами.

2. Сократите печать

Звучит просто, но печать не всех страниц необходима. Сокращение бумажных отходов на рабочем месте может потребовать изменения подхода к доставке информации. Напоминайте сотрудникам устно и с помощью дружественных вывесок, размещенных возле каждого печатающего устройства. Недавно мы увидели на рабочем месте клиента простую надпись: “Спросите себя: сколько копий мне действительно нужно?”

Слишком часто копии делаются для таких мероприятий, как собрания и презентации, когда участники на самом деле предпочли бы просматривать документы онлайн или иметь несколько эскизов PowerPoint на странице. Онлайн-документы также можно редактировать, чтобы люди могли просматривать их во время и после собрания и добавлять заметки или последующие шаги. И, когда дело доходит до списков рассылки, регулярно просматривайте свои, чтобы убедиться, что все по-прежнему нуждаются в получении печатаемой информации.

3. Печать двухсторонних копий

Используйте двустороннюю печать (печать с обеих сторон), чтобы сократить расход бумаги почти вдвое. Внутреннее исследование показало, что если бы каждый из его сотрудников использовал двустороннее копирование для экономии всего одного листа бумаги в неделю, экономия составила бы от 100 000 в год!

4. Аудит индивидуального использования

Современные технологии многофункциональных принтеров позволяют измерить количество копий, которые отдельные сотрудники делают каждый месяц. Большинство из них удивляются, узнав, сколько бумаги они на самом деле расходуют, и, зная это, они с большей вероятностью будут самостоятельно регулировать количество, которое они печатают. Саморегулирование может быть лучшим способом спасти дерево … или целый лес!

Также подумайте о том, чтобы свести к минимуму количество отдельных персональных и настольных принтеров — многие настольные принтеры крайне неэффективны, используют дорогие чернильные картриджи и даже не имеют рейтинга ENERGY STAR. Консолидация парка принтеров — один из самых простых способов сэкономить деньги.

5. Печать в режиме черновика

В то время как стоимость бумаги может увеличиваться, тонер или чернила для принтера, как известно, стоят дорого. Если ваш документ не требует предельной детализации и высочайшего качества, например, для презентации клиента или брошюры, обычно достаточно черновика. Печать в режиме черновика снижает разрешение документа и, в свою очередь, уменьшает количество используемых чернил, сохраняя при этом разборчивость. Вы можете изменить этот параметр в меню принтера.

6. Настройте настройки по умолчанию

На этой ноте не думайте, что сотрудники будут помнить о необходимости вручную изменять настройки принтера для каждого задания печати. Вот несколько легко принятых стандартов, которые можно установить по умолчанию, чтобы снизить затраты на печать:

•  Настройте настройки компьютера и копировального аппарата на автоматическую двустороннюю и черно-белую печать — каждый раз цветная печать обходится дорого. Вы найдете настройки в диалоговом окне печати компьютера
•  Установите для документов Word более узкие поля. Это означает, что будет использовано больше бумаги, а совокупный эффект — со временем потребуется меньше страниц
•  Уменьшите размер точки вашего шрифта type до 10, и вы начнете использовать меньше бумаги
•  Некоторые шрифты на самом деле используют меньше чернил, чем другие (хотя эффект, несомненно, скромный). Например, Arial использует меньше чернил, чем шрифты с засечками, такие как Times New Roman или Garamond.