Предполагается, что технологии должны повышать нашу продуктивность, но, как показывает практика, чаще происходит наоборот — мы тратим огромное количество впустую. Как получить максимум от технологий, не став при этом их жертвой, рассказано в статье «How Technology Could Be Killing Your Work Productivity (And What to Do About It)»:

Преимущества технологий

1. Автоматизация повседневных задач. это главная польза технологий. Вместо того, чтобы ежедневно тратить время на выполнение рутинных задач, воспользуйтесь помощью программ, которые могут сделать это за вас, освободив вас для более важной работы.
2. Быстрый доступ к информации. благодаря компьютеру и интернету, вы можете в любое время получить доступ к необходимой вам информации. Возможность быстрого поиска — будь то в интернете или на вашем компьютере — значительно сэкономит ваше время.
3. Мобильность. С помощью смартфонов и Вlackberry вы можете проверить вашу электронную почту, где бы вы ни находились. Благодаря портативному компьютеру даже самый скучный перелет в самолете может стать продуктивным. Мобильные устройства дают вам возможность работать и быть продуктивными, куда бы вы не пошли.
4. Быстрая связь. Двадцать лет назад самым быстрым способом связи был станционарный телефон. Как давно это было. Сегодня существуют мобильные телефоны, мгновенный обмен сообщениями, социальные сети и сайты, с помощью которых вы можете связаться с людьми за считанные секунды.
5. Простота внесения изменений. Ценность цифровой информации заключается в том, что в нее можно очень быстро внести изменения. Безусловно, текст намного удобнее набирать на компьютере, нежели на печатной машинке, потому что это дает вам возможность тут же редактировать его.

Недостатки технологий

1. Отвлечения. Это большой минус. Сколько раз, работая над чем-то важным, вы испытываете потребность срочно проверить вашу электронную почту? Вы решили на несколько минут заглянуть на какой-то сайт, а в результате провели там несколько часов? Если использовать технологии ненадлежащим образом, они скорее помешают вашей работе, нежели помогут.
2. Лишняя сложность. Сколько программ раздуто избыточными функциями, которые никому не нужны? Вы можете потратить гораздо большее время на то, чтобы разобраться в используемом вами приложении, нежели вы сэкономите благодаря работе с ним. Помните, что тезнологии всего лишь средство. Если какая-то из них имеет миллион дополнительных функций, это вовсе не означает, что вы обязаны использовать их.
3. Чрезмерная доступность. Помимо того, что технологии предоставляют вам возможность связаться с различными людьми, они предоставляют различным людям возможность связаться с вами. Вы сможете полностью сосредоточиться на вашей работе, только если будете игнорировать звонки, письма и сообщения до того момента, пока вы не освободитесь.
4. Ловушка гаджетов. Многие устройства, которые мы покупаем сегодня (смартфоны, КПК и т.д.) приносят мало практической пользы. Мы покупаем их потому что это «круто» (потому что мы помешанны на технологических новинках). Вместо того, чтобы охотиться за последними новинками, было бы действительно «круто», остановиться и подумать, каковы они будут в качестве ваших инструментов, много ли пользы они вам принесут.
5. Зависимость от технологий. Например, вы планируете использовать на презентации приложение PowerPoint и за пять минут до начала узнаете, что оно не работает. Сможете ли вы сделать хорошую презентацию? Зависит ли ее качество от слайдов? Помните, что технологии должны служить для повышения квалификации и экономии времени, а не быть той опорой, на которой держится вся ваша работа и все ваши профессиональные навыки.

Как получить максимальную отдачу от технологий для максимальной производительности

Очевидно, что преимущества и недостатки технологий связаны между собой. Как же свести недостатки к минимуму?

1. Понимание. Будьте честными с самими собой. Вы тратите огромное количество времени на социальные сети? Вы проверяете вашу электронную почту через каждые 5 минут? Пока вы не поймете, что сами уменьшаете вашу производительность, вы не сможете улучшить ее.
2. Найдите альтернативу технологиям, там где это возможно. Есть много областей, где использование высоких технологий является не самым лучшим решением. Например, в ежедневном планировании вы можете использовать обычную записную книжку.
3. Сфокусируйтесь на необходимом. При изучении нового для вас устройства обратите ваше внимание на те функции, которые вам необходимы, потому что многие устройства перегружены функциями, которые нам не нужны. Ваша задание — убедиться, что выбранные вам технологии действительно помогают вам, когда вы в этом нуждаетесь. Зачастую чем проще устройство, тем лучше.
4. Установите строгие границы общения. Если вы не хотите отвлекаться, не позволяйте себе быть отвлеченным. Например, вы можете проверять вашу электронную почту лишь дважды за день, установите определенные часы — 10.00 и 16.00.
5. Тратьте время впустую сознательно. Если вы привыкли тратить время на социальные сети, чтение сайтов и общение на форумах, внесите это в свой график. Планируйте это заранее. Таким образом вы не будете тратить впустую рабочие часы и не будете чувствовать себя виноватыми из-за напрасно потеряного времени.

Ценность технологий зависит от того, как вы их используете. В результате работе с ними вы можете повысить вашу продуктивность, а можете наоборот напрасно потерять огромное количество времени.

Фото: rayskd2000